Há uma razão pela qual muitas empresas ficam anos com um sistema de picagem que já não é o melhor para elas: mudar mete medo. O medo não é do preço nem das funcionalidades, é de perder anos de registos, de ter de reintroduzir todos os colaboradores à mão, de reconstruir horários e calendários do zero. Este artigo é sobre como tirar esse medo da equação.

Porque a transição é o verdadeiro travão

Um sistema de picagem não é como trocar de fornecedor de material de escritório. É uma ferramenta de que a empresa depende todos os dias e que acumula historial: anos de registos, dezenas de colaboradores configurados, horários ajustados ao longo do tempo, calendários de feriados e férias. A ideia de reconstruir tudo isto manualmente é, compreensivelmente, suficiente para muita gente adiar a mudança indefinidamente, mesmo quando sabe que há opções melhores.

O que é preciso migrar, na prática

• Colaboradores: os dados de cada pessoa, em vez de reintroduzir um a um.
• Registos históricos: as horas já trabalhadas, importantes para efeitos legais e de continuidade.
• Horários: as regras de entrada, saída, pausas e turnos já definidas.
• Calendários: feriados, mapas de férias e outras marcações já planeadas.

Como a Picco ajuda nesta transição

A Picco oferece ajuda no processo de migração a partir do sistema antigo. Em vez de a empresa ter de reintroduzir tudo à mão, os dados dos colaboradores podem ser importados de uma vez, e os registos históricos de horas, quando exportáveis do sistema anterior, podem ser trazidos para a plataforma. Os horários e calendários são reconstruídos com apoio, não deixados como um problema para a empresa resolver sozinha.

O objetivo é simples: que a mudança de sistema não signifique começar do zero, nem perder o historial acumulado.

Uma transição faseada, sem cortar o que já funciona

Não é preciso desligar o sistema antigo no dia em que se liga o novo. Uma abordagem prudente é correr os dois em paralelo durante um período de teste, garantir que a nova plataforma está a registar corretamente, e só depois descontinuar o antigo. Isto remove o risco de ficar sem registo de horas durante a transição.

Perguntas frequentes

Vou perder os registos históricos se mudar de sistema?

Não, se o sistema antigo permitir exportar esses dados. A Picco ajuda a importar os registos históricos de horas, para que a empresa mantenha a continuidade e não perca o historial necessário para efeitos legais.

Tenho de reintroduzir todos os colaboradores à mão?

Não. Os dados dos colaboradores podem ser migrados de uma vez, em vez de introduzidos individualmente, o que poupa tempo e reduz erros.

Quanto tempo demora a migração?

Depende do volume de dados e de que forma o sistema antigo permite exportá-los, mas a migração dos colaboradores costuma ser rápida. O importante é que não é um processo que a empresa tem de enfrentar sozinha.

Posso manter o sistema antigo enquanto testo a Picco?

Sim, e é recomendável. Correr os dois em paralelo durante um período de teste permite confirmar que está tudo a registar bem antes de descontinuar o sistema anterior.