Em 2026, a violação do Artigo 202.º do Código do Trabalho — a obrigação de registar os tempos de trabalho — é contraordenação grave. As coimas começam nos 612€ para microempresas com negligência e podem ir aos 9.690€ para empresas grandes com dolo. A Unidade de Conta está em 102€ este ano. Na prática, uma PME típica apanhada sem registos pode esperar coima entre 1.000€ e 3.000€ para primeira infração. Este artigo mostra os valores exatos e como evitá-los.

Como é que as coimas são calculadas

Para perceber valores, tem de perceber duas coisas: a Unidade de Conta e os escalões de empresa.

A Unidade de Conta (UC) é a referência legal para todas as multas em Portugal. Em 2026, está fixada em 102€ pela Lei n.º 73-A/2025 que aprovou o Orçamento do Estado. Foi congelada desde 2023 e vai continuar em 2026.

Os escalões de empresa dividem-se por volume de negócios anual:

• Menos de 500.000€
• Entre 500.000€ e 2,5 milhões
• Entre 2,5 e 5 milhões
• Entre 5 e 10 milhões
• Mais de 10 milhões

Além disso, cada coima tem dois valores possíveis: negligência (o que acontece quando a empresa se esqueceu, não sabia, ou tinha falha processual) e dolo (incumprimento intencional, que é raro mas existe).

A tabela de coimas em 2026

Para contraordenações graves — que é o que cai a maior parte das infrações relacionadas com registo de ponto:

Para contraordenações muito graves — quando há situações de gravidade acrescida (alteração intencional de registos, por exemplo):

Duas armadilhas nos escalões

A lei tem dois detalhes que muitas empresas desconhecem e que podem fazer subir o valor final.

Primeiro: se a empresa não indicar o volume de negócios quando a ACT o pede, aplica-se automaticamente o escalão mais alto (mais de 10M€), com as coimas mais elevadas. Ou seja, tentar não cooperar com esta informação pode sair caro. Resposta curta: dê o volume de negócios real, com prova contabilística.

Segundo: no primeiro ano de atividade, aplicam-se sempre os limites da empresa mais pequena (menos de 500.000€), independentemente do volume projetado. Proteção legal para empresas em fase de arranque.

O que custa mais: negligência ou dolo

Negligência significa: a empresa devia ter feito, não fez, mas não foi de propósito. Esquecimento, falha processual, ignorância da lei. É o caso da maior parte das infrações.

Dolo significa: a empresa sabia que estava a infringir e fez na mesma. Alteração de registos depois de visita da ACT, falsificação de documentos, funcionários declarados como estagiários quando são efetivos. Casos graves.

A diferença entre os dois, na prática, são valores entre duas e três vezes maiores. Para uma PME com volume de negócios inferior a 500.000€:

• Negligência: 612€ a 1.224€
• Dolo: 1.326€ a 2.652€

É o dobro pela mesma infração, só porque a ACT conseguiu provar intenção.

Três exemplos reais de cálculo

Para tornar isto concreto, três cenários comuns:

Cenário 1: Padaria com 8 funcionários, volume 350.000€, sem registos dos últimos 3 anos

Primeira infração, negligência presumida. Escalão: menos de 500.000€. Coima esperada: 612€ a 1.224€, provavelmente perto do mínimo se cooperar e corrigir rapidamente.

Cenário 2: Oficina com 25 funcionários, volume 900.000€, registos incompletos em Excel partilhado com alterações posteriores

Aqui a ACT pode enquadrar como muito grave (por alteração de registos) ou como grave com agravante. Escalão: 500.000€ a 2,5M€. Se for enquadrado como grave, 714€ a 1.428€. Se passar a muito grave, sobe para 3.264€ a 8.160€. A diferença entre os dois depende do que a ACT decidir, que depende em grande parte do seu comportamento durante a inspeção.

Cenário 3: Empresa de logística com 80 funcionários, volume 2,8M€, falta de formação obrigatória acumulada e horas extra não registadas

Duas infrações graves em paralelo. Escalão: 2,5M€ a 5M€. Para cada infração: 1.020€ a 2.040€ por negligência. Total possível entre 2.040€ e 4.080€, mais o agravamento por concurso de infrações.

Reduções e agravamentos

Dois mecanismos legais alteram o valor final da coima.

Redução de 25% por pagamento voluntário. Quando recebe a notificação da coima, tem 15 dias para pagar com redução de 25%. Se o pagamento for feito dentro deste prazo, renuncia ao direito de defesa mas paga menos. Para coimas baixas, vale a pena pagar e esquecer o assunto. Para coimas altas, pode valer mais a pena contestar.

Agravamento por reincidência. Se nos 5 anos anteriores já houve condenação por contraordenação grave ou muito grave, os limites mínimo e máximo sobem 1/3. Além disso, a nova coima não pode ser inferior à anterior. Reincidência custa caro.

O custo oculto: muito além da coima

A coima é o que se vê. Mas há custos adicionais que muitas empresas só descobrem depois:

Tempo do responsável. Uma inspeção seguida de processo contraordenacional ocupa entre 20 e 60 horas de gestão (reunir documentos, responder, acompanhar). A 25€/hora de custo interno, são 500€ a 1.500€ adicionais.

Custos de consultoria ou advogado. Se o caso for complexo ou a coima for alta, aconselhamento jurídico custa tipicamente entre 1.000€ e 5.000€ para acompanhar um processo até ao fim.

Reputação interna. A equipa sabe quando a empresa foi multada por questões laborais. O ambiente muda. Funcionários começam a questionar outras práticas. É difícil de quantificar mas é real.

Reputação externa. As decisões da ACT são publicadas. Aparecem em bases de dados públicas. Concorrentes sabem. Clientes institucionais que fazem due diligence também.

Para perceber o que a lei exige exatamente, leia o que diz o Artigo 202.º sobre registo de ponto. Se já recebeu uma carta, veja como preparar a empresa para uma inspeção da ACT.

Somando tudo, uma coima de 2.000€ raramente custa apenas 2.000€. Tipicamente custa entre 4.000€ e 8.000€ de impacto total.

O cálculo da prevenção

Contra tudo isto, o custo de um sistema automático de controlo de ponto para a mesma PME ronda os 118€ por ano no plano mais simples. É matemática evidente.

Mas mesmo ignorando o custo da multa em si, há benefícios óbvios em ter registos digitais automáticos: o tempo poupado em consolidação mensal, a transparência com os funcionários, a facilidade de exportar para o contabilista. A conformidade é o bónus, não é o objetivo principal.

A Picco resolve os três pontos de uma vez: registos inalteráveis, guardados pelos 5 anos legais, exportáveis em qualquer momento. Para a maior parte das PMEs portuguesas, custa menos do que uma multa média. Pode conhecer em picco.damastor.com.

Em resumo

As multas da ACT por falhas de registo em 2026 vão dos 612€ aos 9.690€ para contraordenações graves, e podem ultrapassar os 30.000€ para muito graves. A maior parte das PMEs que paga multas nestas matérias apanha valores entre 1.000€ e 3.000€, dependendo da dimensão e da cooperação durante a inspeção.

O cálculo comparativo é simples: um ano de sistema automático custa tipicamente menos do que a coima mínima. Sem considerar os custos ocultos de tempo, consultoria e reputação.

Se ainda pensa que a ACT "não vai aparecer", a matemática já não joga a seu favor em 2026.

Valores baseados no Artigo 554.º do Código do Trabalho e Lei n.º 73-A/2025 (OE 2026). Este artigo tem caráter informativo e não substitui aconselhamento jurídico especializado.