A hotelaria é dos setores mais difíceis de controlar em termos de assiduidade: turnos rotativos, trabalho noturno, picos de época, alta rotação de pessoal e vários departamentos com horários diferentes. Um sistema de picagem de ponto certo — leitor de cartão à entrada, cálculo automático de turnos e horas extra — resolve o caos das folhas e protege o hotel numa fiscalização. Veja o que procurar.

Porque é que o ponto na hotelaria é tão complicado

Num hotel, raramente existe um horário único. A receção trabalha por turnos, a cozinha entra antes do serviço, a limpeza organiza-se por andares, a manutenção anda por todo o lado. A isto junta-se a sazonalidade — verão cheio, inverno parado — e a rotação de pessoal, com gente a entrar e a sair ao longo do ano. Gerir tudo isto numa folha de papel é garantir erros no fim do mês.

O resultado habitual: horas extra mal contadas, turnos noturnos pagos a menos ou a mais, e discussões sempre que alguém acha que fez mais do que aparece na folha.

O que um sistema de ponto resolve num hotel

• Turnos rotativos: o sistema sabe que turno cada pessoa faz e calcula o saldo sem ninguém somar à mão.
• Trabalho noturno e horas extra: contados automaticamente, com as majorações certas.
• Departamentos: relatórios separados por receção, cozinha, limpeza, manutenção.
• Rotação: dar e tirar acesso a um colaborador é imediato, sem reimprimir folhas.
• Conformidade: registo conservado e pronto para a ACT, sem procurar papel.

A gestão de turnos é o coração disto. Se quiser perceber como organizar equipas em rotação, veja como organizar turnos rotativos.

Que tecnologia usar

Para a maioria dos hotéis, o cartão RFID é a opção mais prática: rápido, barato, e cada colaborador pica à entrada e à saída sem depender de smartphone. Em equipas que se movem muito (eventos, serviços externos), uma app pode complementar. O importante é que o registo seja feito no momento e não numa folha preenchida depois. Para comparar métodos, veja o artigo sobre cartão RFID, biométrico ou app.

Um exemplo concreto

Um hotel de 40 colaboradores com três turnos perdia horas todos os mas a juntar as folhas de cada departamento e a calcular horas noturnas à mão. Com um leitor de cartão à entrada de serviço e os turnos configurados, o fecho do mês passou a ser um relatório exportado em minutos, já com as majorações noturnas calculadas. As reclamações de horas extra praticamente desapareceram.

Quanto custa

Para um hotel pequeno ou médio, o custo é baixo face ao que se poupa em tempo de gestão e em erros de pagamento: um leitor de compra única mais uma subscrição mensal. Veja o valor exato para a sua equipa no pricing, ou veja o panorama completo no guia do software de picagem de ponto.

Perguntas frequentes

O sistema calcula as horas noturnas automaticamente?

Sim. Configurado o turno noturno, o sistema aplica as majorações certas e mostra o valor sem cálculo manual.

E a alta rotação de pessoal?

Dar acesso a um novo colaborador ou retirá-lo é imediato. Um cartão novo, e está no sistema; quando sai, desativa-se.

Serve para um hotel pequeno?

Sim, e é aí que mais compensa: equipas pequenas não têm departamento de RH para andar a consolidar folhas. Peça uma demonstração.