Excel não custa nada extra, já sabe usar, e resolve o problema, certo? Na maioria das empresas que ainda gerem assiduidade assim, a resposta é mais complicada do que parece. Aqui fica uma comparação honesta, problema a problema.

O registo depende de atualizar manualmente

Numa folha de Excel, a hora de entrada e saída é introduzida manualmente, por cada colaborador ou por quem gere a folha. Um erro de digitação, um esquecimento, ou simplesmente arredondar "foi às 9 horas mais ou menos" acontece com frequência, e ninguém nota até ser tarde.

Com a Picco, o registo é feito no momento exato pela própria picagem no terminal, sem intervenção manual entre o gesto e o registo.

Não há consulta imediata garantida

O Artigo 202.º do Código do Trabalho exige que o registo esteja disponível para consulta imediata. Se a folha de Excel está no computador de uma pessoa específica, que pode estar de férias, doente, ou simplesmente longe do computador no momento em que a ACT pede para ver os registos, isso é um risco real de incumprimento.

Cálculo de horas extra (técnico)

Calcular corretamente horas extra em Portugal implica diferentes acréscimos consoante o dia (dia útil, sábado, domingo, feriado) e a hora (primeira hora versus horas seguintes). Feito à mão numa folha, o risco de erro é alto, e um erro sistemático repetido todos os meses pode significar pagar a menos (risco jurídico) ou a mais (custo direto) sem ninguém notar.

Sem histórico de alterações

Uma célula de Excel pode ser alterada sem deixar rasto de quem mudou, quando, e qual era o valor anterior. Num sistema dedicado, cada correção fica registada, o que protege tanto a empresa como o colaborador em caso de disputa.

Quando o Excel ainda pode ser suficiente

Para uma equipa muito pequena (2 a 3 pessoas), com horário fixo e sem variações, e sem histórico de disputas ou inspeções, uma folha bem organizada pode funcionar por algum tempo. O risco cresce proporcionalmente ao tamanho da equipa e à complexidade dos horários.

A partir de quando compensa mudar

Se gasta mais de 30 minutos por mês a corrigir ou reconstruir registos, se já teve uma disputa sobre horas trabalhadas, ou se a equipa passou das 5 pessoas, o tempo poupado com um sistema como a Picco costuma compensar largamente o preço de 9,90€ por mês.